Günzburg digitalisiert Vertragsmanagement mit neuem CAFM-System für mehr Effizienz
Lotta Schulte
Günzburg digitalisiert Vertragsmanagement mit neuem CAFM-System für mehr Effizienz
Die Stadt Günzburg hat sich für eine neue Software entschieden, um ihre Verträge effizienter zu verwalten. Mit rund 21.000 Einwohnern wird der Stadtrat künftig das CAFM-System des Anbieters Communal FM nutzen, um administrative Abläufe zu optimieren. Die Lösung ist darauf ausgelegt, alles von Wartungsverträgen bis hin zu Mietverträgen zentral zu erfassen und zu verwalten.
Die Software bündelt sämtliche Verträge der Stadt Günzburg – inklusive der beteiligten Parteien, Vertragsarten und finanzieller Konditionen. Zudem überwacht sie Kosten, Zahlungspläne, Fristen sowie automatische Verlängerungen. Dadurch soll es für die Mitarbeiter einfacher werden, Verträge zu überwachen und zu aktualisieren, ohne manuelle Prüfungen durchführen zu müssen.
Zunächst konzentriert sich die Stadt auf grundlegende Module für das Liegenschafts- und Vertragsmanagement. Diese umfassen Wartungs-, Reinigungs-, Miet- und Versicherungsverträge. Das System ermöglicht zudem zielgerichtete Auswertungen, sodass Verantwortliche bei Bedarf schnell spezifische Daten abrufen können.
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Mit der Umstellung auf CAFM will Günzburg den Papierkram reduzieren und die Genauigkeit erhöhen. Der strukturierte Ansatz der Software soll helfen, verpasste Fristen oder übersehene Vertragsverlängerungen zu vermeiden. Der Schritt folgt ähnlichen Modernisierungsmaßnahmen anderer Kommunen, die ihre Vertragsverwaltung digitalisieren.
Die neue Lösung führt das Vertragsmanagement der Stadt in einer einzigen digitalen Plattform zusammen. Erwartet werden Zeitersparnis und weniger Fehler bei der Vertragsverfolgung. Günzburg plant, den Einsatz der Software schrittweise auszubauen, sobald sich die Mitarbeiter mit den Funktionen vertraut gemacht haben.
